En entreprise, les informations (RH, administration, production, comptabilité…) sont gérées numériquement par un système d’information (SI). Le SI joue donc un rôle prépondérant dans le bon fonctionnement de l’entreprise. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, le SI est contraignant et peu adapté à leurs réels besoins et process de travail. Face à ce constat, la solution réside souvent dans l’urbanisation du SI, qui permet aux entreprises de perdre moins de temps et d’énergie pour gagner en productivité.
Le modèle historique du SI : un ERP rigide, auquel les entreprises doivent s’adapter
Qu’est-ce qu’un ERP (Enterprise Ressource Planning) ?
Lors du développement des systèmes d’information (SI) en entreprise à la fin du XXe siècle, le modèle-type était l’ERP, aussi appelé PGI (progiciel de gestion intégrée) en français. En résumé, un ERP est un logiciel composé de plusieurs modules qui vise à gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise (gestion des stocks, paie et comptabilité, gestion e-commerce…).
Le modèle de l’ERP repose sur une base de données commune à toutes ses fonctionnalités. Il présente l’avantage de proposer une approche très structurante pour l’entreprise. Toutefois, il impose également des processus souvent contraignants, pensés pour couvrir les principales fonctions d’une majorité d’entreprises à grande échelle, sans prévoir d’adaptations ou de cas par cas.
Par ailleurs, si les ERP n’intègrent pas certains process ou fonctionnalités dès leur lancement, cette situation a peu de chances d’évoluer : le budget de ces modifications sera trop faible pour l’intégrateur, et trop élevé pour le client.
Le modèle de l’ERP : proposer une technologie et laisser les entreprises s’y adapter
De ce fait, c’est souvent aux entreprises et à leurs employés d’adapter leurs modes de travail au logiciel. Au fil des années, cette tendance s’est même accentuée avec l’empilement des différentes évolutions technologiques, qui a rendu les ERP de moins en moins personnalisables et agiles.
Les mises à jour sont souvent compliquées, et la rigidité de l’ERP ne permet pas au SI de suivre les évolutions de l’entreprise (nouveaux métiers, nouveaux besoins…). Autant de sources de frustration et de perte de temps et d’énergie. Selon le cabinet McKinsey, 75% des projets de transformation d’un ERP ne parviennent pas à respecter les délais ou le budget prévu, et deux tiers d’entre eux présentent un retour sur investissement (ROI) négatif.
L’urbanisation : adapter le SI aux besoins de l’entreprise
Urbanisation du SI : origine du terme
Le terme “urbanisation” met en parallèle l’organisation d’un SI et celle d’une ville. Cette dernière est composée de plusieurs quartiers, aux fonctions variables (quartier résidentiel, quartier commerçant, quartier industriel…), eux-mêmes reliés par des réseaux d’échanges (voies d’accès, électricité…).
Si une ville est correctement urbanisée, elle parvient à répondre aux besoins de ses usagers : les échanges entre les différents quartiers se font naturellement, et une évolution (construction d’un nouveau bâtiment) peut se faire sans encombre. Chaque quartier peut suivre son propre développement sans nuire à l’ensemble, car la structure globale permet de telles évolutions.
Urbanisation du SI : définition
On retrouve cette logique avec l’urbanisation du SI. Là où les ERP intégrés partent d’une technologie et forcent leurs utilisateurs à s’y adapter, l’urbanisation du SI va inverser cette problématique. En partant du besoin métier de l’entreprise, un SI urbanisé posera ensuite des questions fonctionnelles, applicatives, et enfin techniques.
L’urbanisation du SI par la création d’un écosystème permet d’utiliser une sélection d’applications venant d’éditeurs différents mais toutes connectées entre elles. Les mises à jour (ou remplacements) sont individuelles, ce qui simplifie leur mise en place et leur permet de répondre précisément aux besoins de l’entreprise.
Un SI correctement urbanisé peut également se comparer à un particulier qui utilise son smartphone. Cette personne télécharge les différentes applications qui correspondent à ses besoins spécifiques (retouche vidéo, identification des plantes, suivi des résultats sportifs…). À l’inverse, une entreprise au SI non urbanisé sera comme un particulier dont le smartphone ne peut télécharger aucune application, et qui doit se contenter de celles installées par défaut sur l’appareil.
Selon Grégoire de Préneuf, dirigeant de Deuzzi, entreprise de services et de conseil informatique qui accompagne ses clients sur toute la chaîne de valeur des SI : “nous sommes au début d’une nouvelle ère pour remettre le SI au service du business, et non l’inverse”.
Comment urbaniser le SI de votre entreprise ?
L’urbanisation du SI permet donc :
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d’utiliser des outils adaptés aux besoins de votre entreprise ;
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d’utiliser des outils qui restent pertinents (mise à jour ou remplacement) ;
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d’utiliser des outils qui accompagnent les évolutions de votre entreprise (un nouveau besoin, une nouvelle application).
Le secret d’un SI bien urbanisé réside dans :
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le choix d’applications pertinentes pour vos métiers, pré-existantes ou développées sur-mesure ;
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une organisation cohérente pour leur permettre d’interagir correctement.
Il n’y a donc pas de recette parfaite pour urbaniser un SI : tout dépendra de la structure de l’entreprise, de la composition de son équipe , et surtout de sa stratégie. L’idéal est souvent de se faire accompagner par une entreprise experte, qui sera à même d’évaluer vos besoins, d’identifier les applications à sélectionner et de trouver la bonne façon de les associer.
On pourrait penser que l’urbanisation du SI est réservée aux grandes entreprises : il n’en est rien ! En inversant le paradigme des ERP, l’urbanisation du SI associe de multiples applications, notamment no-code, qui permettent de répondre aux besoins spécifiques de chaque structure, quelle que soit sa taille. N’hésitez pas à contacter nos experts pour leur parler de vos besoins !